Một lô hàng xuất khẩu hay nhập khẩu luôn phải có các giấy tờ sau:
- Hợp đồng thương mai (Sale contract) hoặc Đơn đặt hàng (PO);
- Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice);
- Bản kê đóng hàng/ Phiếu đóng gói (Packing list).
Ngoài ra, tuỳ theo tính chất từng loại hàng hoá, từng loại hình thủ tục hải quan thì cần phải bổ sung thêm các giấy tờ sau:
- Vận đơn đường biển/ đường không (Bill of Lading/ Airwaybill)
- Giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice).
- Giấy chứng nhận kiểm dịch (Certificate of Phytosanitary).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin).
- Giấy chứng nhận hun trùng (Certificate of fumigation).
- Giấy chứng nhận bảo hiểm/ Chứng thư bảo hiểm (Certificate of insurance/ Insurance policy).
- Giấy chứng nhận chất lượng/ trọng lượng/ số lượng/ mớn nước (Certificate of quality/ weight/ quantity/ draft survey).
- Bảng kê lâm sản.
- Giấy phép quá cảnh.
- Giấy phép nhập khẩu.
- Giấy phép khai thác.
- Danh mục miễn thuế.
- Phiếu trừ lùi.
- …………
